Event-Manager/in

Event-Manager/innen planen und organisieren Veranstaltungen aller Art - vom Rockkonzert bis zum Mittelaltermarkt. Sie konzipieren Events selbst oder handeln im Auftrag von Kunden. Stehen der gewünschte Ablauf und Inhalt der Veranstaltung fest, beginnen sie mit den konkreten Vorbereitungen. Sie suchen Veranstaltungsräume, buchen Künstler/innen, technisches und sonstiges Personal und beauftragen Dienstleistungsunternehmen wie Catering- oder Logistikfirmen. Dabei behalten sie die Vorstellungen der Auftraggeber wie auch das Budget im Auge. Sie koordinieren die verschiedenen Planungsbereiche inhaltlich und zeitlich, haben die Ablaufplanung wie die Details im Blick und können bei unvorhergesehenen Schwierigkeiten noch rechtzeitig Alternativen entwickeln. Strikt achten sie darauf, dass die veranstaltungsrechtlichen Vorschriften, etwa zur Sicherheit oder zum Lärmschutz, eingehalten werden und holen alle erforderlichen Genehmigungen ein. Sie sind meist während eines Events vor Ort, koordinieren Arbeiten und lösen Probleme. Als Nachbereitung fassen sie Erfolge, etwaige Probleme und Verbesserungspotenziale in einem Abschlussbericht zum jeweiligen Veranstaltungsprojekt zusammen.

Liegt ihr Schwerpunkt im Bereich Marketing, entwickeln sie eventbetonte Marketingkampagnen, entwerfen Werbemittel und Präsentationsformen für Produkte oder betreuen die Öffentlichkeitsarbeit eines Unternehmens. Führen sie eine eigene Veranstaltungsagentur, übernehmen sie auch Aufgaben wie Unternehmensplanung, Kostenrechnung, Controlling und Personalwesen.

Event-Manager/innen finden Beschäftigung z.B.

Event-Manager/innen konzipieren, planen und führen Veranstaltungen (Events) aller Art durch. Neben den organisatorischen und kaufmännischen Tätigkeiten können sie auch Aufgaben im Bereich Marketing übernehmen.

Ihre Aufgaben beginnen bei der Konzeption einer Veranstaltung. Ziele und Zielgruppen werden definiert und Ideen für die Umsetzung entwickelt. Steht das Veranstaltungskonzept, wird es dem Kunden bzw. dem jeweiligen Vorgesetzten präsentiert und bei Bedarf noch abgeändert. Neben diesem kreativen Teil bedeutet Event-Management vor allem viel Organisations- und Verwaltungsaufwand. Mit dem Manager der Pop-Gruppe telefonieren, Referenten akquirieren, Angebote für die Licht- und Bühnentechnik einholen, das Catering sowie das abendliche Feuerwerk und einen Security-Dienst organisieren - hier sind Event-Manager/innen gefragt.

Zulieferer, Veranstaltungsorte und Künstler/innen werden recherchiert und angefragt, Angebote eingeholt, Verträge ausgehandelt, Kosten kalkuliert, die Werbemittel und die Dekoration geplant. Dann folgt die Detailplanung. Event-Manager/innen erstellen detaillierte Zeit- und Ablaufpläne, ggf. auch Drehbücher. Mitunter entwerfen sie das komplette Eventprogramm samt Einladungen und schreiben Pressetexte bzw. Werbetexte für Flyer selbst. Je nach Art der Veranstaltung holen sie auch behördliche Genehmigungen ein und sorgen dafür, dass die veranstaltungsrechtlichen Vorschriften eingehalten werden.

Spätestens bei der Umsetzung vor Ort zeigt sich dann, ob die Planung und die Absprachen funktioniert haben. Event-Manager/innen überwachen und koordinieren den Aufbau des Events, sind Ansprechpartner für Personal und ggf. Hostessen, sorgen für die Einhaltung des Zeitplans und der Programmpunkte. Trotz genauester Vorausplanung ist hier Improvisationstalent gefragt, denn Pannen können immer passieren. Wenn Gäste und Besucher zufrieden nach Hause gehen und der Abbau beginnen kann, ist die Veranstaltung gelungen.

Nach dem Event wird analysiert: Ist das Ziel erreicht worden? Welche Punkte bzw. Elemente waren besonders gelungen, welche könnten noch verbessert werden? Event-Manager/innen werten die Veranstaltung aus und verschicken eventuell Fragebögen an die Teilnehmer/innen, um ein Feedback zu erhalten und dies zukünftig bei ihrer Arbeit zu berücksichtigen.